Não consegues controlar o mercado, mas podes utilizar um plano de operação para que a empresa funcione de forma mais estável e vá mais longe.
Escrito por: Emily Westerhold, parceira da a16z crypto
Compilado por: Luffy, Foresight News
"Se você não tem um plano, você está destinado a falhar." Benjamin Franklin não disse isso especificamente para os fundadores de startups, mas a frase se aplica perfeitamente a eles. Os fundadores (especialmente os do setor de criptomoedas) enfrentam muitas coisas fora de seu controle: a volatilidade do mercado é intensa, as políticas regulatórias estão em constante mudança e as expectativas externas são altíssimas.
É precisamente por isso que se concentrar nas coisas que você pode controlar se torna especialmente importante, e é aí que o plano operacional entra em cena. O plano operacional pode não parecer tão glamouroso, mas é uma das ferramentas mais controláveis e utilizáveis que você tem em mãos, capaz de ajudar a transformar sua visão em motivação para avançar, sem esgotar os recursos ou sobrecarregar a equipe.
Em termos conceptuais, o plano operacional é muito simples. Ele abrange tudo o que a empresa está a fazer: quais são as tarefas? Quem é responsável? Quais são os objetivos a serem alcançados? Qual é o custo total? Como medir os resultados? No entanto, as respostas a estas perguntas podem ser complexas, por isso é crucial organizá-las num único plano.
Mesmo que você nunca tenha elaborado um plano operacional para uma empresa, com certeza já fez algo semelhante em sua vida pessoal. Por exemplo, se você deseja correr uma maratona, precisará de um plano de treinamento para organizar os meses de preparação antes da corrida. Qual a distância que você deve correr a cada vez? Quando aumentar a distância e em quanto? Quais rotas escolher? Como descansar e se recuperar? O que fazer se se machucar? No mundo dos negócios, seu "dia da maratona" pode ser o lançamento de um produto, uma oferta pública inicial (IPO) ou outro objetivo significativo. Os princípios são os mesmos.
Mas não confunda o plano operacional com o plano estratégico. O plano estratégico delineia o quadro macro da empresa, é a visão que você vende aos investidores; enquanto o plano operacional é o conjunto de ações concretas que trazem essa visão à realidade, transformando o plano estratégico em detalhes executáveis que envolvem pessoas, custos e cronogramas. Para construir uma empresa saudável e vibrante, ambos os planos são indispensáveis.
Em seguida, vamos explorar em profundidade o que deve incluir o plano de operações.
Elaborar um plano de operação
Primeiro, concentre-se nos quatro elementos centrais da operação: pessoal (quem é responsável?), tempo (quando cada tarefa será concluída?), custo (qual é o orçamento?) e critérios de avaliação (como avaliar o progresso?).
O plano de operações é um processo de iteração contínua, portanto, não é necessário se preocupar excessivamente com o rascunho inicial. Existem muitas melhores práticas disponíveis, vários frameworks, e ainda consultores caros que podem ser contratados. Mas o trabalho central é esclarecer quem está fazendo o quê na empresa; você pode escrever isso por conta própria e depois melhorar, não há pressa. Neste momento, apenas assegure-se de que os objetivos operacionais para um determinado período estejam claros e organizados.
É importante que o seu plano envolva trade-offs. As empresas não podem fazer tudo, portanto, a ponderação é necessária. E essa ponderação deve ser difícil, de modo a incentivar a equipe de liderança a discutir amplamente as direções prioritárias e não prioritárias. Não importa quão bem-sucedida seja a empresa, os trade-offs serão um tema eterno, e as restrições podem, na verdade, impulsionar decisões mais inteligentes.
Três erros comuns
Ao elaborar um plano de operação, há três erros comuns a ter em atenção.
1. Não seja excessivamente otimista em relação à programação e aos resultados esperados. A informação está em constante mudança, portanto, seu planejamento precisa ser flexível e adaptável. Esteja atento a várias dependências: por exemplo, "precisamos lançar o produto A antes de lançar o produto B", "é necessário contratar dois engenheiros para desenvolver essa nova funcionalidade", "bastará contratar um profissional de marketing para que a receita cresça tanto."
Incluir esses fatores no plano operacional pode ser muito atraente, mas uma vez que os marcos não são alcançados, as dependências podem causar problemas. Se levar muito tempo para contratar aqueles dois engenheiros, pode haver o risco de não cumprir o prazo para o desenvolvimento de novas funcionalidades. Portanto, o plano operacional pode ser otimista, mas também deve ser pragmático. É importante deixar margem para se ajustar à direção quando as circunstâncias mudarem, sem esquecer de ajustar o cronograma subsequente de acordo.
2. Não tente fazer muitas coisas de uma só vez. Os fundadores costumam ter muitas ideias sobre o negócio, mas o tempo e os recursos são limitados; ao perseguir todas as ideias, isso intensifica o consumo de capital e dispersa a atenção da equipe.
Pelo contrário, é necessário organizar estrategicamente a ordem das atividades. Ou seja, pensar em como diferentes oportunidades e capacidades podem criar condições para outras oportunidades e capacidades. Talvez o lançamento de um determinado produto possa trazer novos usuários, dando-lhe a oportunidade de aproveitar esses usuários; ou talvez investir em uma tecnologia possa abrir novas fontes de receita. É importante considerar como priorizar as atividades da empresa de forma adequada e como alocar tempo e recursos de acordo.
Claro, a realidade costuma ser mais complexa do que o planejado. Como fundador, você é o que mais entende a série de oportunidades relacionadas ao produto. É fácil para você querer aproveitar várias oportunidades, em parte porque você consegue ver o enorme mercado por trás de cada oportunidade, e também porque o desempenho do produto principal pode não estar à altura das expectativas ou o progresso pode ser lento, então você quer abrir várias trilhas de sucesso para si mesmo. Mas a dura realidade é que pequenas equipes geralmente podem se destacar em apenas uma coisa. Dispersar a atenção pode parecer tentador, mas muitas vezes resulta na execução inadequada das coisas mais importantes.
Para avaliar o foco da empresa, você pode se perguntar duas questões: qual é a principal tarefa da empresa atualmente? Onde os funcionários passam a maior parte do tempo? Se as respostas não forem consistentes, pode haver um problema.
3. As empresas precisam de métricas de sucesso mensuráveis. Mesmo que o seu plano de operações seja excelente, a menos que você possa monitorar a situação operacional da empresa, todo o plano pode se tornar uma conversa fiada. Por quê? Porque se você não sabe como medir o sucesso, também não poderá medir (ou até perceber) o fracasso, o que significa que será difícil enfrentar desafios e contratempos. As métricas não precisam ser complexas, mesmo um indicador de estado em vermelho / amarelo / verde pode funcionar, mas você precisa ter métricas.
Lembre-se: as coisas que você incentiva vão direcionar o comportamento das pessoas. Considere cuidadosamente se seus indicadores podem trazer os melhores resultados para a empresa. Um exemplo simples é que você deve vincular os incentivos das pessoas aos resultados que elas geram, e não apenas observar quantas horas elas trabalharam.
Pontos relevantes do orçamento
O orçamento é uma parte fundamental de qualquer plano operativo, e o plano operativo deve responder à pergunta "Quanto custa tudo isto?" Portanto, os fundadores devem conhecer algumas dicas de orçamento.
A maior parte dos gastos da maioria das empresas é com os funcionários. A situação nem sempre é assim, mas é uma regra prática bastante útil, especialmente porque os fundadores às vezes subestimam o custo total de adicionar novos funcionários. Não se deve considerar apenas os salários, benefícios e impostos sobre os salários, mas também hardware, software, licenças, despesas de viagem e todos os outros custos necessários para os funcionários. Muitos gastos estão diretamente relacionados ao número de funcionários, portanto, ao elaborar um orçamento, deve-se modelar com base nisso.
Um ponto relacionado a isso é não esquecer de planejar a participação acionária da mesma forma que se planeja o fluxo de caixa. A gestão acionária em si poderia ser o tema de um artigo separado, mas ao elaborar um plano de recrutamento, você também deve orçar a participação acionária que pretende conceder. Se o seu projeto distribuir tokens aos funcionários, o mesmo princípio se aplica. Em suma, ter um conjunto de princípios de remuneração abrangente e claro é crucial. Erros cometidos no início tendem a se amplificar continuamente.
Distinguir entre custos fixos e variáveis para entender a flexibilidade do orçamento. Você precisa saber quais partes do orçamento podem ser ajustadas e quais não podem. Suponha que na próxima semana você tenha que cortar 30% dos custos, você sabe de onde começar? Ou suponha que a empresa está crescendo e você quer aumentar o investimento, você sabe em quais áreas é razoável aumentar o investimento? Para startups, isso pode ser mais difícil, pois há menos variáveis. Mas quanto mais você entender esses fatores de ajuste do orçamento, mais fácil será tomar decisões.
Dica adicional: Tente negociar com fornecedores e prestadores de serviços para evitar a assinatura de contratos de longa duração, a fim de manter a flexibilidade.
O planejamento de cenários é seu amigo. Qualquer orçamento que você elaborar pode ter desvios, apenas com diferentes graus de desvio. Mesmo as empresas maduras enfrentam isso, pois há muitos fatores que o orçamento não pode abranger. Portanto, não se prenda a um certo cenário ideal para o futuro da empresa, mas sim utilize o planejamento de cenários, enfrentando diversas possibilidades futuras com calma, e atribuindo a cada cenário uma probabilidade e intervalo de confiança correspondentes. Quais fatores podem te pegar de surpresa? Quais mudanças podem desestabilizar o modelo atual da empresa? Por exemplo, se enfrentar incerteza regulatória, como diferentes resultados regulatórios podem moldar a aparência da empresa? Encare o orçamento como uma ferramenta de aprendizado e planejamento, destinada a discutir e organizar diversas oportunidades e incertezas.
As reservas de caixa devem ser suficientes para manter 6 meses de operação. Os fundadores muitas vezes ficam pegos de surpresa com questões de consumo de caixa. Suponha que sua empresa tenha reservas financeiras para dois anos, mas não tenha um plano operacional para orientar. Talvez até o final do ano, você perceba que contratou 5 pessoas a mais e que o progresso do produto está 6 meses atrasado. De repente, seu capital só é suficiente para manter 6 meses de operação. A menos que você consiga monitorar bem o consumo de caixa, sua energia será totalmente gasta em financiamento ou redução de custos. Mesmo que você consiga novos fundos, completar o financiamento pode levar mais tempo do que você esperava, além de incorrer em despesas legais. Sem mencionar que, quanto mais perto você estiver de esgotar os fundos, menos poder de negociação você terá.
A chave para evitar problemas de fluxo de caixa está no controle do orçamento. Como fundador, não deve ignorar esta responsabilidade. Embora possa terceirizar o trabalho real para outros membros da equipe, deve ainda assim fazer uma comunicação mensal, comparando o consumo de fundos esperado do mês com o consumo de fundos real. Existe uma diferença significativa entre o consumo de fundos real e o esperado? Se houver, há algo que precise ser melhorado ou ajustado? A sua consideração sobre os custos está errada? Ou é apenas um problema pontual?
Para os fundadores, uma ferramenta útil é o "Orçamento Base Zero". Atualmente, muitas empresas, ao elaborar o orçamento para o próximo ano, baseiam-se no orçamento atual e aumentam ou diminuem em 10%. Embora este método seja mais simples do que alguns outros, ele não favorece uma reflexão profunda sobre as necessidades atuais da empresa. O orçamento base zero exige que você comece do zero, considerando cuidadosamente as despesas reais da empresa para o próximo ano. A vantagem é que você deve encontrar uma justificativa razoável para cada despesa, em vez de simplesmente continuar com o orçamento do ano passado. Isso ajuda a direcionar o orçamento precisamente para onde a empresa realmente precisa.
Sobre gestão de fundos, especialmente para os fundadores no campo das criptomoedas: é muito importante estabelecer uma política de investimento que forneça diretrizes para a gestão de fundos. Embora a sua capacidade de assumir riscos geralmente dependa da situação das reservas de fundos, deve sempre lembrar que a prioridade é preservar o capital.
Em que modelo de operação está a sua empresa?
Não existe um quadro absolutamente correto ou ideal para a elaboração de um plano de operações. Independentemente da escolha, desde que ajude a resolver as questões centrais do plano: quem está fazendo o quê, quando será concluído, qual o custo e como será medido.
No entanto, antes de escolher uma estrutura, você deve primeiro determinar em que modo de operação você está, pois o modo de operação determina suas prioridades. Isso pode ser determinado através de uma série de perguntas:
1. A sua empresa ainda precisa de financiamento?
A resposta é provavelmente "necessário", porque a maioria das empresas que aceitam investimento de risco no início irá financiar-se novamente, mas há algumas exceções. Se a sua empresa já está a ter lucro, isso é bom. Você ainda precisará de um plano operacional, mas o financiamento pode não ser o seu principal fator limitante. Se ainda não estiver a ter lucro, continue a ver as perguntas abaixo.
2, o seu capital pode sustentar-se por mais de 12 meses?
A ideia central é que, se a reserva de fundos puder ser mantida por mais de 12 meses, o plano para este ano pode não incluir financiamento. Talvez as suas prioridades sejam desenvolver produtos ou formar uma equipa. Mas se a reserva de fundos for inferior a 12 meses, o plano operacional deve incluir financiamento, redução de custos, busca de parcerias estratégicas e oportunidades de investimento, ou tudo isso. Você também pode precisar examinar cuidadosamente os gastos, procurando maneiras de melhorar.
3, Quais objetivos você precisa alcançar se precisar de financiamento?
Você deve deixar claro quais marcos precisam ser alcançados para convencer os investidores a participar da próxima rodada de financiamento. Os marcos adequados dependem da situação da empresa e da rodada de financiamento que você deseja realizar, por isso é melhor discutir isso com seus investidores. Por exemplo, você pode achar que lançar um produto pode trazer mais fundos, mas os investidores podem querer ver primeiro a adequação do produto ao mercado.
A seguir, pense nos recursos necessários para atingir esses marcos. Veja quem precisa ser contratado, quais outras etapas devem ser tomadas e quanto tempo você acha que será necessário. Liste esses custos em uma planilha, o dinheiro na sua conta bancária é suficiente para cobrir essas necessidades? Se não, veja quais variáveis podem ser ajustadas para alcançar o equilíbrio financeiro. A mudança na ordem das atividades ajuda? E mudar as prioridades atuais da empresa?
Após determinar os recursos, considere quanto tempo a sua reserva de capital pode sustentar-se através da contratação ou investimento nesses recursos. Depois, pergunte a si mesmo: com a situação atual de caixa da empresa, essa reserva de capital é suficiente? Se for suficiente, então elaborar um plano de operação terá uma base sólida. Se não for suficiente, você precisará reavaliar a contratação, o investimento ou as áreas prioritárias e ajustar o plano de forma iterativa.
Por fim, estabelecer alguns indicadores para monitorar o plano de operações, a fim de entender se o plano é eficaz. É importante que o monitoramento tenha um período fixo, garantindo que ocorra regularmente.
Modelo de Objetivos Operacionais
A tabela abaixo pode ajudá-lo a esboçar os seus objetivos operacionais. Uma abordagem é primeiro definir os objetivos anuais e, em seguida, retroceder as tarefas que cada trimestre, cada departamento e até cada pessoa precisa completar. O importante é anotar as ideias, pois se você tentar lembrar todo o plano operacional na sua cabeça, é muito provável que perca algo.
Aqui está um exemplo simples de um sistema de medição para acompanhar o progresso dos objetivos. Com os indicadores vermelho / amarelo / verde, você pode relatar brevemente os objetivos que estão progredindo bem e os que são preocupantes na reunião semanal da equipe de liderança. Neste exemplo, você pode dizer que não há problemas no produto, que houve um pequeno problema no marketing, mas que não é necessário se preocupar, e que houve problemas sérios na engenharia que precisam ser discutidos pela equipe para encontrar uma solução. Claramente, este sistema não é complicado, e essa é a chave: encontrar uma maneira de monitorar o plano operacional e responsabilizar as pessoas.
Elaborar um plano de operação empresarial é crucial, mas não deve ser algo excessivamente complicado. Deve focar no substancial em vez do formal, garantindo que consegue responder a algumas perguntas simples, como quem está a fazer o quê, quando será concluído, qual é o custo e como medir. Uma vez que tenha isso, terá uma base para medir o seu próprio desempenho e poderá acompanhar a evolução da empresa em relação ao plano a qualquer momento.
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a16z parceiro: não deixe a empresa desviar, use um plano operacional para garantir o sucesso
Escrito por: Emily Westerhold, parceira da a16z crypto
Compilado por: Luffy, Foresight News
"Se você não tem um plano, você está destinado a falhar." Benjamin Franklin não disse isso especificamente para os fundadores de startups, mas a frase se aplica perfeitamente a eles. Os fundadores (especialmente os do setor de criptomoedas) enfrentam muitas coisas fora de seu controle: a volatilidade do mercado é intensa, as políticas regulatórias estão em constante mudança e as expectativas externas são altíssimas.
É precisamente por isso que se concentrar nas coisas que você pode controlar se torna especialmente importante, e é aí que o plano operacional entra em cena. O plano operacional pode não parecer tão glamouroso, mas é uma das ferramentas mais controláveis e utilizáveis que você tem em mãos, capaz de ajudar a transformar sua visão em motivação para avançar, sem esgotar os recursos ou sobrecarregar a equipe.
Em termos conceptuais, o plano operacional é muito simples. Ele abrange tudo o que a empresa está a fazer: quais são as tarefas? Quem é responsável? Quais são os objetivos a serem alcançados? Qual é o custo total? Como medir os resultados? No entanto, as respostas a estas perguntas podem ser complexas, por isso é crucial organizá-las num único plano.
Mesmo que você nunca tenha elaborado um plano operacional para uma empresa, com certeza já fez algo semelhante em sua vida pessoal. Por exemplo, se você deseja correr uma maratona, precisará de um plano de treinamento para organizar os meses de preparação antes da corrida. Qual a distância que você deve correr a cada vez? Quando aumentar a distância e em quanto? Quais rotas escolher? Como descansar e se recuperar? O que fazer se se machucar? No mundo dos negócios, seu "dia da maratona" pode ser o lançamento de um produto, uma oferta pública inicial (IPO) ou outro objetivo significativo. Os princípios são os mesmos.
Mas não confunda o plano operacional com o plano estratégico. O plano estratégico delineia o quadro macro da empresa, é a visão que você vende aos investidores; enquanto o plano operacional é o conjunto de ações concretas que trazem essa visão à realidade, transformando o plano estratégico em detalhes executáveis que envolvem pessoas, custos e cronogramas. Para construir uma empresa saudável e vibrante, ambos os planos são indispensáveis.
Em seguida, vamos explorar em profundidade o que deve incluir o plano de operações.
Elaborar um plano de operação
Primeiro, concentre-se nos quatro elementos centrais da operação: pessoal (quem é responsável?), tempo (quando cada tarefa será concluída?), custo (qual é o orçamento?) e critérios de avaliação (como avaliar o progresso?).
O plano de operações é um processo de iteração contínua, portanto, não é necessário se preocupar excessivamente com o rascunho inicial. Existem muitas melhores práticas disponíveis, vários frameworks, e ainda consultores caros que podem ser contratados. Mas o trabalho central é esclarecer quem está fazendo o quê na empresa; você pode escrever isso por conta própria e depois melhorar, não há pressa. Neste momento, apenas assegure-se de que os objetivos operacionais para um determinado período estejam claros e organizados.
É importante que o seu plano envolva trade-offs. As empresas não podem fazer tudo, portanto, a ponderação é necessária. E essa ponderação deve ser difícil, de modo a incentivar a equipe de liderança a discutir amplamente as direções prioritárias e não prioritárias. Não importa quão bem-sucedida seja a empresa, os trade-offs serão um tema eterno, e as restrições podem, na verdade, impulsionar decisões mais inteligentes.
Três erros comuns
Ao elaborar um plano de operação, há três erros comuns a ter em atenção.
1. Não seja excessivamente otimista em relação à programação e aos resultados esperados. A informação está em constante mudança, portanto, seu planejamento precisa ser flexível e adaptável. Esteja atento a várias dependências: por exemplo, "precisamos lançar o produto A antes de lançar o produto B", "é necessário contratar dois engenheiros para desenvolver essa nova funcionalidade", "bastará contratar um profissional de marketing para que a receita cresça tanto."
Incluir esses fatores no plano operacional pode ser muito atraente, mas uma vez que os marcos não são alcançados, as dependências podem causar problemas. Se levar muito tempo para contratar aqueles dois engenheiros, pode haver o risco de não cumprir o prazo para o desenvolvimento de novas funcionalidades. Portanto, o plano operacional pode ser otimista, mas também deve ser pragmático. É importante deixar margem para se ajustar à direção quando as circunstâncias mudarem, sem esquecer de ajustar o cronograma subsequente de acordo.
2. Não tente fazer muitas coisas de uma só vez. Os fundadores costumam ter muitas ideias sobre o negócio, mas o tempo e os recursos são limitados; ao perseguir todas as ideias, isso intensifica o consumo de capital e dispersa a atenção da equipe.
Pelo contrário, é necessário organizar estrategicamente a ordem das atividades. Ou seja, pensar em como diferentes oportunidades e capacidades podem criar condições para outras oportunidades e capacidades. Talvez o lançamento de um determinado produto possa trazer novos usuários, dando-lhe a oportunidade de aproveitar esses usuários; ou talvez investir em uma tecnologia possa abrir novas fontes de receita. É importante considerar como priorizar as atividades da empresa de forma adequada e como alocar tempo e recursos de acordo.
Claro, a realidade costuma ser mais complexa do que o planejado. Como fundador, você é o que mais entende a série de oportunidades relacionadas ao produto. É fácil para você querer aproveitar várias oportunidades, em parte porque você consegue ver o enorme mercado por trás de cada oportunidade, e também porque o desempenho do produto principal pode não estar à altura das expectativas ou o progresso pode ser lento, então você quer abrir várias trilhas de sucesso para si mesmo. Mas a dura realidade é que pequenas equipes geralmente podem se destacar em apenas uma coisa. Dispersar a atenção pode parecer tentador, mas muitas vezes resulta na execução inadequada das coisas mais importantes.
Para avaliar o foco da empresa, você pode se perguntar duas questões: qual é a principal tarefa da empresa atualmente? Onde os funcionários passam a maior parte do tempo? Se as respostas não forem consistentes, pode haver um problema.
3. As empresas precisam de métricas de sucesso mensuráveis. Mesmo que o seu plano de operações seja excelente, a menos que você possa monitorar a situação operacional da empresa, todo o plano pode se tornar uma conversa fiada. Por quê? Porque se você não sabe como medir o sucesso, também não poderá medir (ou até perceber) o fracasso, o que significa que será difícil enfrentar desafios e contratempos. As métricas não precisam ser complexas, mesmo um indicador de estado em vermelho / amarelo / verde pode funcionar, mas você precisa ter métricas.
Lembre-se: as coisas que você incentiva vão direcionar o comportamento das pessoas. Considere cuidadosamente se seus indicadores podem trazer os melhores resultados para a empresa. Um exemplo simples é que você deve vincular os incentivos das pessoas aos resultados que elas geram, e não apenas observar quantas horas elas trabalharam.
Pontos relevantes do orçamento
O orçamento é uma parte fundamental de qualquer plano operativo, e o plano operativo deve responder à pergunta "Quanto custa tudo isto?" Portanto, os fundadores devem conhecer algumas dicas de orçamento.
A maior parte dos gastos da maioria das empresas é com os funcionários. A situação nem sempre é assim, mas é uma regra prática bastante útil, especialmente porque os fundadores às vezes subestimam o custo total de adicionar novos funcionários. Não se deve considerar apenas os salários, benefícios e impostos sobre os salários, mas também hardware, software, licenças, despesas de viagem e todos os outros custos necessários para os funcionários. Muitos gastos estão diretamente relacionados ao número de funcionários, portanto, ao elaborar um orçamento, deve-se modelar com base nisso.
Um ponto relacionado a isso é não esquecer de planejar a participação acionária da mesma forma que se planeja o fluxo de caixa. A gestão acionária em si poderia ser o tema de um artigo separado, mas ao elaborar um plano de recrutamento, você também deve orçar a participação acionária que pretende conceder. Se o seu projeto distribuir tokens aos funcionários, o mesmo princípio se aplica. Em suma, ter um conjunto de princípios de remuneração abrangente e claro é crucial. Erros cometidos no início tendem a se amplificar continuamente.
Distinguir entre custos fixos e variáveis para entender a flexibilidade do orçamento. Você precisa saber quais partes do orçamento podem ser ajustadas e quais não podem. Suponha que na próxima semana você tenha que cortar 30% dos custos, você sabe de onde começar? Ou suponha que a empresa está crescendo e você quer aumentar o investimento, você sabe em quais áreas é razoável aumentar o investimento? Para startups, isso pode ser mais difícil, pois há menos variáveis. Mas quanto mais você entender esses fatores de ajuste do orçamento, mais fácil será tomar decisões.
Dica adicional: Tente negociar com fornecedores e prestadores de serviços para evitar a assinatura de contratos de longa duração, a fim de manter a flexibilidade.
O planejamento de cenários é seu amigo. Qualquer orçamento que você elaborar pode ter desvios, apenas com diferentes graus de desvio. Mesmo as empresas maduras enfrentam isso, pois há muitos fatores que o orçamento não pode abranger. Portanto, não se prenda a um certo cenário ideal para o futuro da empresa, mas sim utilize o planejamento de cenários, enfrentando diversas possibilidades futuras com calma, e atribuindo a cada cenário uma probabilidade e intervalo de confiança correspondentes. Quais fatores podem te pegar de surpresa? Quais mudanças podem desestabilizar o modelo atual da empresa? Por exemplo, se enfrentar incerteza regulatória, como diferentes resultados regulatórios podem moldar a aparência da empresa? Encare o orçamento como uma ferramenta de aprendizado e planejamento, destinada a discutir e organizar diversas oportunidades e incertezas.
As reservas de caixa devem ser suficientes para manter 6 meses de operação. Os fundadores muitas vezes ficam pegos de surpresa com questões de consumo de caixa. Suponha que sua empresa tenha reservas financeiras para dois anos, mas não tenha um plano operacional para orientar. Talvez até o final do ano, você perceba que contratou 5 pessoas a mais e que o progresso do produto está 6 meses atrasado. De repente, seu capital só é suficiente para manter 6 meses de operação. A menos que você consiga monitorar bem o consumo de caixa, sua energia será totalmente gasta em financiamento ou redução de custos. Mesmo que você consiga novos fundos, completar o financiamento pode levar mais tempo do que você esperava, além de incorrer em despesas legais. Sem mencionar que, quanto mais perto você estiver de esgotar os fundos, menos poder de negociação você terá.
A chave para evitar problemas de fluxo de caixa está no controle do orçamento. Como fundador, não deve ignorar esta responsabilidade. Embora possa terceirizar o trabalho real para outros membros da equipe, deve ainda assim fazer uma comunicação mensal, comparando o consumo de fundos esperado do mês com o consumo de fundos real. Existe uma diferença significativa entre o consumo de fundos real e o esperado? Se houver, há algo que precise ser melhorado ou ajustado? A sua consideração sobre os custos está errada? Ou é apenas um problema pontual?
Para os fundadores, uma ferramenta útil é o "Orçamento Base Zero". Atualmente, muitas empresas, ao elaborar o orçamento para o próximo ano, baseiam-se no orçamento atual e aumentam ou diminuem em 10%. Embora este método seja mais simples do que alguns outros, ele não favorece uma reflexão profunda sobre as necessidades atuais da empresa. O orçamento base zero exige que você comece do zero, considerando cuidadosamente as despesas reais da empresa para o próximo ano. A vantagem é que você deve encontrar uma justificativa razoável para cada despesa, em vez de simplesmente continuar com o orçamento do ano passado. Isso ajuda a direcionar o orçamento precisamente para onde a empresa realmente precisa.
Sobre gestão de fundos, especialmente para os fundadores no campo das criptomoedas: é muito importante estabelecer uma política de investimento que forneça diretrizes para a gestão de fundos. Embora a sua capacidade de assumir riscos geralmente dependa da situação das reservas de fundos, deve sempre lembrar que a prioridade é preservar o capital.
Em que modelo de operação está a sua empresa?
Não existe um quadro absolutamente correto ou ideal para a elaboração de um plano de operações. Independentemente da escolha, desde que ajude a resolver as questões centrais do plano: quem está fazendo o quê, quando será concluído, qual o custo e como será medido.
No entanto, antes de escolher uma estrutura, você deve primeiro determinar em que modo de operação você está, pois o modo de operação determina suas prioridades. Isso pode ser determinado através de uma série de perguntas:
1. A sua empresa ainda precisa de financiamento?
A resposta é provavelmente "necessário", porque a maioria das empresas que aceitam investimento de risco no início irá financiar-se novamente, mas há algumas exceções. Se a sua empresa já está a ter lucro, isso é bom. Você ainda precisará de um plano operacional, mas o financiamento pode não ser o seu principal fator limitante. Se ainda não estiver a ter lucro, continue a ver as perguntas abaixo.
2, o seu capital pode sustentar-se por mais de 12 meses?
A ideia central é que, se a reserva de fundos puder ser mantida por mais de 12 meses, o plano para este ano pode não incluir financiamento. Talvez as suas prioridades sejam desenvolver produtos ou formar uma equipa. Mas se a reserva de fundos for inferior a 12 meses, o plano operacional deve incluir financiamento, redução de custos, busca de parcerias estratégicas e oportunidades de investimento, ou tudo isso. Você também pode precisar examinar cuidadosamente os gastos, procurando maneiras de melhorar.
3, Quais objetivos você precisa alcançar se precisar de financiamento?
Você deve deixar claro quais marcos precisam ser alcançados para convencer os investidores a participar da próxima rodada de financiamento. Os marcos adequados dependem da situação da empresa e da rodada de financiamento que você deseja realizar, por isso é melhor discutir isso com seus investidores. Por exemplo, você pode achar que lançar um produto pode trazer mais fundos, mas os investidores podem querer ver primeiro a adequação do produto ao mercado.
A seguir, pense nos recursos necessários para atingir esses marcos. Veja quem precisa ser contratado, quais outras etapas devem ser tomadas e quanto tempo você acha que será necessário. Liste esses custos em uma planilha, o dinheiro na sua conta bancária é suficiente para cobrir essas necessidades? Se não, veja quais variáveis podem ser ajustadas para alcançar o equilíbrio financeiro. A mudança na ordem das atividades ajuda? E mudar as prioridades atuais da empresa?
Após determinar os recursos, considere quanto tempo a sua reserva de capital pode sustentar-se através da contratação ou investimento nesses recursos. Depois, pergunte a si mesmo: com a situação atual de caixa da empresa, essa reserva de capital é suficiente? Se for suficiente, então elaborar um plano de operação terá uma base sólida. Se não for suficiente, você precisará reavaliar a contratação, o investimento ou as áreas prioritárias e ajustar o plano de forma iterativa.
Por fim, estabelecer alguns indicadores para monitorar o plano de operações, a fim de entender se o plano é eficaz. É importante que o monitoramento tenha um período fixo, garantindo que ocorra regularmente.
Modelo de Objetivos Operacionais
A tabela abaixo pode ajudá-lo a esboçar os seus objetivos operacionais. Uma abordagem é primeiro definir os objetivos anuais e, em seguida, retroceder as tarefas que cada trimestre, cada departamento e até cada pessoa precisa completar. O importante é anotar as ideias, pois se você tentar lembrar todo o plano operacional na sua cabeça, é muito provável que perca algo.
Aqui está um exemplo simples de um sistema de medição para acompanhar o progresso dos objetivos. Com os indicadores vermelho / amarelo / verde, você pode relatar brevemente os objetivos que estão progredindo bem e os que são preocupantes na reunião semanal da equipe de liderança. Neste exemplo, você pode dizer que não há problemas no produto, que houve um pequeno problema no marketing, mas que não é necessário se preocupar, e que houve problemas sérios na engenharia que precisam ser discutidos pela equipe para encontrar uma solução. Claramente, este sistema não é complicado, e essa é a chave: encontrar uma maneira de monitorar o plano operacional e responsabilizar as pessoas.
Elaborar um plano de operação empresarial é crucial, mas não deve ser algo excessivamente complicado. Deve focar no substancial em vez do formal, garantindo que consegue responder a algumas perguntas simples, como quem está a fazer o quê, quando será concluído, qual é o custo e como medir. Uma vez que tenha isso, terá uma base para medir o seu próprio desempenho e poderá acompanhar a evolução da empresa em relação ao plano a qualquer momento.